Site Loader

میل مرج کیا ہے؟

اس کے اندر ہم پڑھیں گے میل مرج اور اس کی مکمل تفصیلات کے بارے میں

میل مرج ایم ایس ورڈ کی ایک بہت ہی اہم خصوصیت ہے جس کے ذریعے ہم ایک ہی خط کو   بہت سارے لوگوں کے پاس بھیج سکتے ہیں  مثال کے طور پر اگر بینک میں موجود سیکڑوں کام کرنے والوں کے پاس  ایک ہی  خط بھیجنا ہے  تو  ایسے وقت میں اگر کاپی پیسٹ کر کے ہر ایک کا نام اور پتہ  لکھنا چاہیں گے تو کافی وقت لگ جائےگاایسے وقت میں  میل مرج کا استعمال کیا جاتا ہے ۔

اس کے لئے سب سے پہلے ان سب کے نام اور پتہ وغیرہ کا ایک ڈیٹا بیس  ایم ایس ایکسل(Ms. Excel)   میں بنا سکتے ہیں پھر اس ڈیٹا  کو ایم ایس ورڈ کے اس خط والے فائل سے ملانے کے بعد میل مرج ڈیٹا بیس  میں موجود ریکاڈ کے مطابق ہر ایک کے لئے الگ الگ نام اور پتے کا خط تیار کر دیتا ہے۔

میل مرج کا استعمال

1۔ سب سے پہلے آپ ایکسل (Excel)کے اندر ان تمام لوگوں کا نام ،پتہ ،فون نمبر وغیرہ  کا ایک ڈیٹا بیس بنائیں اور اس کو Saveکر لیں۔

2۔اگرایم ایس ورڈ (Ms. Word) کے اندر پہلے سے اس خط(latter) کی فائل موجود ہے تو اسے کھولیں ورنہ (Ctrl+N) دبا کر ایک نئی فائل کو Open کریں-

یا پھر (file > New > Blank document)پر جائیں۔اور اس کے اندر اس خط کو لکھیں جسے آپ کو سب کے پاس بھیجنا ہے ۔

3۔Mailings مینو پر کلک کریں اس کے اندر Select Recipients کے ٹول بار پر کلک کرنے کے بعد Use an Existing List پر کلک کریں ۔

اگر آپ outlook Contact کا استعمال کرنا چاہتے ہیں تو اس پر کلک کر یں  ۔ یا پھر اگر آپ کے پاس  ایکسل (Excel ) کے اندر ڈیٹا موجود نہیں ہے اور آپ اسی وقت بنانا چاہتے ہیں تو Type a New list پر کلک کریں اور ایک ڈیٹا تیار کر سکتے ہیں لیکن یہ اس  وقت استعمال ہوتا ہے جب کم لوگوں کو بھیجنا ہو ۔

4۔اگر آپ کے پاس  ایم ایس ایکسل (MS Excel) کے اندر ڈیٹا موجود ہے تو Use an Existing List  پر کلک کریں اس کے بعد ایک نیا مینو کھل جائیگا۔جس کے اندر آپ اس  فا ئل کو سیلکٹ(Select) کریں اور Open بٹن پر  کلک کریں۔

5۔ ایک نیا ونڈو کھل کر سامنے آئے گا  جس کے اندر اگر کئی  پیج ہونگے تو اس میں سے جس کے اندر آپ نے اس ڈیٹا کو رکھا ہے اس فائل کو پر کلک کرنے کے بعد OK بٹن پر کلک کریں۔

6۔Mailings کے اندر Write& Insert Fieldsوالے گروپ میں Insert Merge Field پر کریں گے تو ایک ونڈو کھل کر سامنے آئیگا

۔

7۔اس میں وہی دکھے گا جو آپ نے ایم ایس ایکسل کے اندر آپ ہیڈنگ ڈالی تھی اس میں سے ان تمام کو  Insert کریں جنہیں آپ خط کے اوپر والے حصے پر شامل کرنا چاہتے ہیں ۔اس کے Insert کرنے کا طریقہ یہ ہے کہ جس جگہ آپ اسے دکھانا چاہتے ہیں کرسر کو اس جگہ پر رکھیں۔مثال کے طور پر <<name>> اس  کام  ان سبھی جگہوں پر کرسر رکھ کر دہرائیں جہاں آپ ڈیٹا کے انفارمیشن کو چاہتےہیں ۔ 

8۔جب اس پیج پر  نام ،پتہ وغیرہ Insert کر لیں اور خط بھی تیار ہو تو Finish & Merge   پر کلک کریں اس کے بعد ایک نیا ونڈو  سامنے آئیگا ۔

9۔ ان میں سے کسی ایک کو اختیار کریں ۔

Edit Individual Documents اس کے اندر ان تمام لوگوں کے خطوط کو اپنے مطابق   تبدیل کر سکتے ہیں ۔

Print Documents… اس سے ایم ایس ایکسل کے اندر آپ نے جتنے بھی لوگوں کا ڈیٹا رکھا ہے ہر ایک کے لئے ایک ایک کاپی کی پرنٹ نکالی جا سکتی ہے ۔

Send Email Messages…   ڈاکو منٹ کو ای میل کی کیا جا سکتا ہے۔

10۔آپ نے ان میں جو اختیار کیا ہے اس کے مطابق  باکس ظاہر ہو گا پھر آپ OK بٹن پر کلک کریں  اور اب میل مرج کا  کام پورا ہو جائےگا۔

امید ہے کہ آپ کو ساری چیزیں سمجھ میں آگئی ہونگی اگر  اس کے متعلق کوئی بات آپ کے ذہن میں ہو  تو کمنٹ میں لکھ سکتے ہیں۔

 

Post Author:

2 Replies to “میل مرج کیا ہے اس کی مکمل تفصلیلات Mail merge and complete explanation”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *